Bürgerinnen und Bürger erwarten heute einfache digitale Services, Mitarbeitende benötigen schnellen Zugriff auf Informationen und gleichzeitig müssen Verwaltungen hohe Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit erfüllen.

Doch in vielen Behörden treffen moderne Fachverfahren noch immer auf Papierakten, manuelle Abläufe und voneinander getrennte Informationswelten. Genau hier setzt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung an.

PAULY unterstützt Kommunen, Behörden und öffentliche Einrichtungen dabei, Dokumente, Akten und Verwaltungsprozesse konsequent digital zu gestalten – sicher, strukturiert und zukunftsfähig.

Mit nScale eGov setzen wir dabei auf eine speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelte eAkten- und Digitalisierungsplattform. Sie unterstützt unter anderem Städte und Kommunen sowie Landes- und Bundesverwaltungen bei der digitalen Schriftgut- und Vorgangsbearbeitung.

Viele Verwaltungsleistungen beginnen inzwischen digital. Doch entscheidend ist, was nach dem digitalen Eingang passiert.

Wird ein Antrag anschließend ausgedruckt? Müssen Daten manuell in ein Fachverfahren übertragen werden? Werden Dokumente per E-Mail zwischen Abteilungen verschickt? Existieren Informationen parallel in Fachverfahren, Netzlaufwerken, Mail-Postfächern und Papierakten?

Dann ist der Zugang zwar digital – der dahinterliegende Verwaltungsprozess aber noch lange nicht medienbruchfrei. Genau deshalb betrachten wir Digitalisierung ganzheitlich: vom Eingang eines Dokuments oder Antrags über die Bearbeitung und Freigabe bis zur strukturierten Aktenführung und langfristigen Archivierung.

Unsere Lösung nScale eGov kann hierbei als zentrale Informationsbasis dienen. Vorgangsbezogene Dokumente und Informationen werden strukturiert in der eAkte zusammengeführt und stehen entsprechend definierter Rollen und Berechtigungen zur Verfügung.

Eine leistungsfähige eAkte ersetzt nicht einfach den klassischen Aktenschrank durch einen digitalen Ordner. Sie schafft eine zentrale und strukturierte Informationsbasis für die tägliche Verwaltungsarbeit.

Mit nScale eGov können Akten, Vorgänge und Dokumente nach verwaltungsspezifischen Strukturen organisiert werden. Bestehende Aktenpläne können berücksichtigt und unterschiedliche organisatorische Strukturen abgebildet werden. Dokumente lassen sich Akten, Ämtern oder Dezernaten strukturiert zuordnen; gleichzeitig können Vorgaben für Aktenzeichen und Ablagestrukturen definiert werden.

Das schafft die Grundlage dafür, dass berechtigte Mitarbeitende Informationen schneller finden und Vorgänge nachvollziehbar bearbeiten können.

Digitalisierung bedeutet für uns mehr als Dokumentenmanagement. Das eigentliche Potenzial entsteht, wenn nicht nur Dokumente digital gespeichert werden, sondern auch die damit verbundenen Geschäftsgänge und Verwaltungsprozesse digital abgebildet werden.

Ein eingehender Antrag kann beispielsweise einem Vorgang zugeordnet, mit den relevanten Metadaten versehen und anschließend durch die notwendigen Bearbeitungs- und Freigabeschritte geführt werden.

Digitale Workflows unterstützen dabei, Informationen gezielt an die richtigen Stellen zu bringen und Bearbeitungsstände nachvollziehbar zu machen. Ceyoniq beschreibt nScale eGov entsprechend als Plattform für elektronische Aktenführung, Archivierung und durchgängige Vorgangsbearbeitung.

So entsteht Schritt für Schritt eine Verwaltung, in der Informationen nicht mehr ihren Weg durch die Organisation suchen müssen, sondern digital dorthin gelangen, wo sie benötigt werden.

Öffentliche Verwaltungen verfügen häufig über zahlreiche spezialisierte Fachverfahren. Eine moderne eAkte sollte diese Systeme nicht zwangsläufig ersetzen, sondern sinnvoll mit ihnen zusammenarbeiten. Genau hier liegt eine der Stärken von nScale eGov.

Über standardisierte Integrationsmöglichkeiten können Fachverfahren mit der eAkte verbunden werden. Dokumente und Informationen lassen sich dadurch zwischen Fachanwendung und E-Akte übergeben und strukturiert verakten. Ceyoniq setzt unter anderem auf CMIS-basierte Integrationen, um nScale eGov in heterogene IT-Landschaften einzubinden.

Das Ziel: Bestehende Fachverfahren weiter nutzen, aber Informationen zentral, nachvollziehbar und medienbruchfrei zusammenführen.

Auch die Umsetzung digitaler Verwaltungsleistungen stellt neue Anforderungen an die internen Prozesse. Denn ein digital eingereichter Antrag schafft erst dann einen echten Mehrwert, wenn auch die anschließende Bearbeitung möglichst digital erfolgen kann.

nScale eGov unterstützt die Anbindung externer Informationskanäle und OZG-Verfahren. Vorgangsbezogene Informationen können aus angebundenen Verfahren in die eAkte übernommen und anschließend innerhalb der Verwaltung weiterbearbeitet werden.

So kann aus einem digitalen Bürgerservice ein durchgängiger digitaler Verwaltungsprozess entstehen.

Gerade in der öffentlichen Verwaltung reicht es nicht aus, Dokumente einfach einzuscannen und auf einem Laufwerk abzulegen.

Digitale Informationen müssen strukturiert, nachvollziehbar und entsprechend der jeweiligen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen verwaltet werden.

nScale eGov unterstützt unter anderem das ersetzende Scannen nach TR-RESISCAN sowie eine TR-ESOR-konforme Langzeitspeicherung. Darüber hinaus können Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsprozesse Bestandteil der elektronischen Aktenführung sein.

Damit entsteht die Grundlage, Papierarchive konsequent zu reduzieren und gleichzeitig eine verlässliche digitale Informationsverwaltung aufzubauen.

Mit einem strukturierten Rollen- und Rechtekonzept lässt sich steuern, welche Personen auf welche Informationen zugreifen können. Dadurch können Akten auch organisationsübergreifend bereitgestellt werden, ohne die notwendigen Zugriffsbeschränkungen aus den Augen zu verlieren